Елешева Жамиля Гусмановна

Елешева Жамиля Гусмановна Начальник архивного отдела

Телефон: 8(35334)2-11-55
Факс: 8(35334)2-14-80
E-mail: arhiv_be@mail.ru


П О Л О Ж Е Н И Е
об архивном отделе администрации Беляевского района

1. Общие положения

1.1 Архивный отдел администрации Беляевского района (далее – Отдел) является структурным подразделением администрации муниципального образования Беляевский район (далее – администрация).
1.2. В составе Отдела действуют архивохранилище управленческой документации и архивохранилище документов по личному составу.
1.3. Отдел осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Оренбургской области.
1.4. Отдел является самостоятельным структурным подразделением администрации без статуса юридического лица, имеет необходимые для осуществления своей деятельности печати, штампы или бланки.
1.5. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Указами Президента РФ, Федеральным Законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Оренбургской области от 29.08.2005 № 2551/460-III-03 «Об архивном деле в Оренбургской области», другими законодательными актами Российской Федерации и принятыми в соответствии с ними законодательными и иными правовыми актами администрации Оренбургской области, Уставом муниципального образования Беляевский район, постановлениями, решениями и распоряжениями органов представительной и исполнительной власти муниципального образования, приказами и инструкциями Федерального архивного агентства, комитета по делам архивов Оренбургской области и настоящим Положением.
1.6. В своей деятельности Отдел взаимодействует с представительными и исполнительными органами власти, находящимися на территории муниципального образования Беляевский район Оренбургской области.
1.7. Положение об Отделе утверждается постановлением администрации района. В Положении закрепляются задачи, функции, полномочия по их реализации, ответственность за состояние и учет документов, развитие и совершенствование архивного дела.
1.8. Работа Отдела организуется на основе Основных направлений развития архивного дела в муниципальном образовании Беляевский район, утвержденных главой района.
1.9. Штатная численность работников Отдела утверждается главой района.
1.10. Финансирование и материально-техническое обеспечение Отдела осуществляется за счет средств муниципального бюджета.
1.10.1. Дополнительными источниками финансирования могут быть субвенции из областного бюджета на осуществление переданных администрации района отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела, а также целевые средства из федерального бюджета или областного бюджета, направленные для реализации федеральных, областных или муниципальных программ по архивному делу, спонсорские и иные средства, полученные законным путем.
1.11 Администрация обеспечивает Отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов; его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание, а также создание необходимых условий труда работников и условий пользователям для работы с архивными документами.
1.12. При передаче здания (помещения), в котором размещен Отдел, другим организациям администрация принимает решение о предварительном рассмотрении равноценного или более подходящего для размещения документов здания (помещения).

2. Основные задачи

Основными задачами Отдела являются:
2.1. Обеспечение сохранности и учет документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.
2.2 Осуществление на территории района полномочий муниципальных образований в области архивного дела, установленных Федеральным законом Российской Федерации от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также Законом Оренбургской области от 29 августа 2005 года № 2551/460-Ш-03 «Об архивном деле в Оренбургской области».
2.3. Комплектование архива документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для населения Беляевского района и Оренбургской области в целом.
2.4.Оказание методической и практической помощи делопроизводственным, архивным и экспертным службам организаций – источников комплектования Отдела.
2.5. Информационное обеспечение органов местного самоуправления Беляевского района, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию.

3. Функции

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами:
3.1. Обеспечивает хранение:
архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, входящих в состав Архивного фонда Оренбургской области, образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления, муниципальных организаций;

архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, образовавшихся в деятельности государственных учреждений, предприятий и организаций, действовавших на территории Беляевского района на всем протяжении его истории, образовавшихся в деятельности организаций, отнесенных к федеральной собственности (по соглашению), в том числе архивных документов органов и организаций, хранящихся в архиве; а также документов, созданных до 1 января 2005 года в процессе деятельности администрации, ее структурных подразделений, Совета депутатов муниципального образования Беляевский район, переданных из государственной собственности Оренбургской области в муниципальную собственность Беляевского района;

архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей негосударственных организаций, общественных и религиозных объединений и организаций, политических партий и граждан, в процессе деятельности которых образуются документы, передаваемые их собственниками или владельцами на постоянное хранение в Отдел на договорной основе;
документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), в том числе в связи с банкротством, действовавших на территории муниципального образования;
печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды Отдела;
учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности Отдела.
3.2. Осуществляет учет документов, принятых в Отдел, представляет в установленном порядке учетные данные комитету по делам архивов Оренбургской области.
3.3. Проводит мероприятия по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.
3.4. Обеспечивает подготовку предложений по повышению уровня безопасности хранящихся в архивохранилищах документов, вносит их в установленном порядке на рассмотрение главе района и реализует принятые решения.
3.5. Составляет списки организаций – источников комплектования архива и представляет их в установленном порядке на согласование в комитет по делам архивов Оренбургской области, осуществляющий государственное управление архивным делом.
3.6. Оказывает делопроизводственным, архивным и экспертным службам источников комплектования методическую и практическую помощь, в том числе и на договорной основе:
в организации документов в делопроизводстве и формировании дел;
по отбору документов в состав Архивного Фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранение;
по ведению учета документов Архивного Фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении;

по подготовке нормативных и методических документов (пособий) по вопросам делопроизводства и архивного дела;

в повышении профессиональной квалификации работников указанных служб; 

Организует проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве.

3.7. Организует в соответствии с установленными архивным законодательством сроками отбор архивных документов организаций – источников комплектования для постоянного и долговременного хранения и осуществляет их прием.
3.8. Разрабатывает и реализует мероприятия по комплектованию Отдела документами по истории района, документами «устной истории», в том числе записями воспоминаний, материалами кино и видеосъемки районных мероприятий и знаменательных событий, юбилеев населенных пунктов, организаций и другими подобными документами.
3.9. Осуществляет мониторинг состояния делопроизводства и сохранности архивных документов, в том числе по личному составу, в организациях – источниках комплектования Отдела.
3.10. Обеспечивает в установленном порядке ведение государственного учета архивных документов, хранящихся в организациях – источниках комплектования Отдела и других организациях, находящихся на территории района.
3.11. Осуществляет в установленном порядке рассмотрение и согласование локальных нормативно-методических документов, определяющих порядок документационного обеспечения управления и работы архива организации:
положений об архивах, экспертных комиссиях,
номенклатур дел,
инструкций по делопроизводству организаций – источников комплектования,
3.12. Рассматривает и представляет на рассмотрение и согласование ЭПМК комитета по делам архивов Оренбургской области описи дел постоянного срока хранения, по личному составу, научно-технической и аудиовизуальной документации, поступившие от организаций и документов личного происхождения; описи дел по личному составу ликвидированных организаций, документы которых подлежат приему в Отдел.
3.13. Изучает и обобщает практику работы архивов организаций и делопроизводственных служб, распространяет их положительный опыт среди организаций – источников комплектования Отдела.
3.14. Оказывает методическую и практическую помощь организациям - источникам комплектования Отдела, проводит совещания, семинары, консультации по вопросам организации работы и методики работы с документами, организует смотры состояния сохранности архивных документов.
3.15. Обеспечивает подготовку предложений по улучшению сохранности архивных документов, по улучшению документационного обеспечения управления в организациях района, повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб, вносит предложения в установленном порядке на рассмотрение главе района и реализацию принятых решений.
3.16. Осуществляет информирование органов местного самоуправления, иных организаций района о составе и содержании документов и фондов Отдела по актуальной тематике.
3.17. Обеспечивает исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию, путем выдачи в установленном порядке дел во временное пользование, подготовку заверенных копий архивных документов, выписок из них.
3.18. Организует работу пользователей архивными документами непосредственно в Отделе, изготавливает копии документов по их запросам.
3.19. Подготавливает:
информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;
экспонирование архивных документов на выставках,
использование архивных документов в средствах массовой информации;
проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, экскурсий в архивы, презентации, дней открытых дверей, лекций, докладов, устных журналов, конференций, уроков для студентов и школьников и др.) с использованием архивных документов;
публикации архивных документов;
Подготавливает документальные выставки, материалы для средств массовой информации, проводит встречи с общественностью, ведет публикаторскую деятельность.
3.20. Исполняет социально-правовые и иные запросы граждан, на основе принятых в архив документов; выдает архивные справки, заверенные копии и выписки из документов.
3.21. Осуществляет прием граждан, рассматривает их заявления и консультирует по вопросам розыска архивных документов.
3.22.Создает и совершенствует научно-справочный аппарат, автоматизированные информационно-поисковые системы, базы данных к документам Отдела, архивные справочники о составе и содержании документов архива.
3.23. Обеспечивает подготовку для внесения в установленном порядке в органы местного самоуправления района проектов муниципальных правовых актов по вопросам развития архивного дела в районе, совершенствования работы Отдела.

4. Права

Отделу для выполнения возложенных на него функций представляется право:
4.1. Представлять муниципальное образование Беляевский район по всем вопросам, входящим в компетенцию Отдела.
4.2. Вносить на рассмотрение администрации района и комитета по делам архивов Оренбургской области предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования
документов, хранящихся в Отделе, совершенствованию работы архивов организаций, участвовать в подготовке и рассмотрении органом местного самоуправления вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.
4.3.Запрашивать и получать от организаций – источников комплектования независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности необходимые сведения об организации хранения и состояния сохранности архивных документов, организации документов в делопроизводстве, использования в делопроизводстве информационных технологий, участвовать в работе экспертных комиссий организаций.
4.4. Давать в пределах своей компетенции муниципальным организациям, находящимся на территории района, рекомендации по вопросам организации хранения архивных документов, организации документов в делопроизводстве, устранению выявленных недостатков.
4.5. Запрашивать и получать сведения, необходимые для работы по уточнению списков источников комплектования Отдела.
4.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых администрацией и ее структурными подразделениями.
4.7. Представлять администрацию района на конкурсах, смотрах и других мероприятиях в области архивного дела.
4.8. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов ликвидируемых организаций.
4.9. Ставить перед администрацией района и комитетом по делам архивов Оренбургской области вопросы о привлечении к ответственности за нарушение архивного законодательства должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в коммерческих и иных организациях, а также физических лиц.
4.10. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, организациями муниципального образования, комитетом по делам архивов Оренбургской области, областными государственными архивными учреждениями, общественными организациями, создавать на общественных началах Совет, утверждаемый администрацией, для рассмотрения организационно-методических и практических вопросов архивного дела.

5. Организация работы

5.1. Отдел возглавляет начальник, который является муниципальным служащим и входит в Реестр муниципальных должностей (главная должность). Специалист 1 категории Отдела отнесен к категории младшей должности.
Начальник архивного отдела, специалист 1 категории назначаются и освобождаются от должности главой Беляевского района.
При смене начальника архивного отдела прием-передача дел проводится специально созданной комиссией, включающей представителей комитета по делам архивов Оренбургской области. Акт приема-передачи утверждается
администрацией и представляется в комитет по делам архивов Оренбургской области.
5.2. Начальник архивного отдела:
5.2.1. Организует деятельность Отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на него задач и функций.
Отчитывается о деятельности Отдела и состоянии архивного дела перед администрацией и в установленном порядке – перед комитетом по делам архивов Оренбургской области.
5.2.2. Обеспечивает соблюдение охранного и противопожарного режимов, работу архива в условиях чрезвычайных ситуациях, определяет потребность архива в технических средствах, оборудовании для архивохранилищ и другом.
5.3. Деятельность Отдела организуется в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации, федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела, на основе федеральных, областных и муниципальных программ, планов работы, утверждаемых главой района, с учетом рекомендаций комитета по делам архивов Оренбургской области.

6. Реорганизация и ликвидация Отдела

6.1. Реорганизация или ликвидация Отдела осуществляется главой района по согласованию с комитетом по делам архивов Оренбургской области, в соответствии с действующим законодательством.
Архивные фонды и архивные документы при организации архива передаются учреждению-правопреемнику. При его ликвидации или отсутствию правопреемника документы передаются на постоянное хранение в одно из государственных или муниципальных архивных учреждений Оренбургской области.
 

Прогноз погоды

Сейчас
Облачно

32 °C

28.06 Ср
День

+31 +33 °C
748 мм
ЮЗ,
5-7 м/с

28.06 Ср
Вечер

+27 +29 °C
746 мм
ЮЗ,
1-3 м/с

Курсы валют

EUR ЦБ РФ 65.9563 -0.1253
USD ЦБ РФ 58.8843 -0.1171

© 2011—2017 Портал муниципальных образований

Беляевский район

Cделано в Опытном Креативном Бюро